Algemene vergaderingen mogen binnenkort weer volledig digitaal

BV’s, NV’s, verenigingen, coöperaties, onderlinge waarborgmaatschappijen en VVE’s (en bepaalde Europese rechtsvormen) mogen binnenkort weer geheel digitaal vergaderen met hun aandeelhouders of leden. Tijdens de coronapandemie was dit tijdelijk toegestaan. Omdat dit in het algemeen als positief werd ervaren is er onlangs een wetsvoorstel ingediend om dit opnieuw, en dit keer permanent, mogelijk te maken. De verwachte inwerkingtreding van de nieuwe regeling is 1 januari 2025.

Er geldt wel een aantal regels. Voor BV’s, NV’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen geldt bijvoorbeeld dat de statuten moeten bepalen dat digitaal vergaderen is toegestaan. Voor verenigingen geldt dat de algemene vergadering het bestuur moet hebben gemachtigd om digitale vergaderingen bijeen te roepen. Ook moeten de aandeelhouders en leden aan de vergadering kunnen deelnemen via beeld en geluid en daarin kunnen stemmen. Doorgaans zullen de gebruikelijke videobel-applicaties hiervoor voldoende geschikt zijn.

Na inwerkingtreding van de nieuwe regeling zijn er drie mogelijkheden voor het houden van algemene vergaderingen: volledig fysiek, volledig digitaal en deels fysiek en deels digitaal (hybride). U kunt zelf bepalen welke wijze het beste past bij uw organisatie. Voor het houden van digitale vergadering is in sommige gevallen wel een statutenwijziging vereist.

Meer weten? Wij adviseren u graag verder. Neem vooral contact met uw vaste contactpersoon of met
Irene Steltenpool via irene.steltenpool@np.nl of +31 6 5244 2681